BASES DE DATOS

BASE DE DATOS - MICROSOFT ACCESS

¿QUE UNA BASE DE DATOS?

Es una colección de información organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite.

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?

Un sistema de información es un conjunto de datos que interactúan entre sí con un fin común. En informática, los sistemas de información ayudan a administrar, recolectar, recuperar, procesar, almacenar y distribuir información relevante para los procesos fundamentales y las particularidades de cada organización.

¿CUÁL ES LA DIFERENCIA ENTRE UNA BASE DE DATOS Y UN SISTEMA DE GESTIÓN DE BASE DE DATOS?

• Base de Batos: es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su uso.

• Sistema de Gestión de Base de Datos: Es un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos de manera eficaz y rápida.

TABLAS Y BASE DE DATOS RELACIONAL

¿QUE SON TABLAS EN BASE DE DATOS?

Se refiere al tipo de modelado de datos, donde se guardan y almacenan los datos recogidos por un programa. Su estructura general se asemeja a la vista general de un programa de una hoja de calculo. Una tabla es utilizada para organizar y presentar información. Las tablas se componen de filas y columnas de celdas que se pueden rellenar con textos y gráficos.

¿QUÉ ES BASE DE DATOS RELACIONAL?

Es una recopilación de elementos de datos con relaciones predefinidas entre ellos. Estos elementos se organizan como un conjunto de tablas con columnas y filas. Las tablas se utilizan para guardar información sobre los objetos que se van a representar en la base de datos. Cada columna de una tabla guarda un determinado tipo de datos y un campo almacena el valor real de un atributo. Las filas de la tabla representan una recopilación de valores relacionados de un objeto o entidad. Cada fila de una tabla podría marcarse con un identificador único denominado clave principal, mientras que filas de varias tablas pueden relacionarse con claves extranjeras. Se puede obtener acceso a estos datos de muchas formas distintas sin reorganizar las propias tablas de la base de datos.

DATOS Y CAMPOS EN ACCESS

¿QUÉ ES DATO Y TIPOS DE DATOS?

Un dato es una cifra, letra o palabra que se suministra a la computadora como entrada y la máquina almacena en un determinado formato. En la informática, cuando hablamos de tipos de datos nos referimos a un atributo que se indica al computador respecto a la naturaleza de los datos que se dispone a procesar. Esto incluye delimitar o restringir los datos, definir los valores que pueden tomar, qué operaciones se puede realizar con ellos, algunos tipos de datos son:

Caracteres: Dígitos individuales que se pueden representar mediante datos numéricos (0-9), letras (a-z) u otros símbolos.

Caracteres Unicode: Es un estándar de codificación que permite representar más eficazmente los datos, permitiendo así hasta 65535 caracteres diferentes.

Numéricos: Pueden ser números reales o enteros, dependiendo de lo necesario.

Booleanos: Representan valores lógicos (verdadero o falso).

¿QUÉ SON CAMPOS Y LAS PROPIEDADES DE LOS TIPOS DE CAMPOS? 

Un campo es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. Estos tipos comunes son los siguientes:

Alfanuméricos:	Contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada (255 caracteres)
Numéricos:	Existen de varios tipos, principalmente, enteros (sin decimales) y reales (con decimales).
Booleanos:	Poseen dos formas: Verdadero y falso (Sí o No)
Fechas:	Almacenan fechas facilitando posteriormente su explotación. Almacenar fechas de esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o calcular los días entre una fecha y otra...
Memos:	Son campos alfanuméricos de longitud ilimitada. Presentan el inconveniente de no poder ser indexados (veremos más adelante lo que esto quiere decir).
Autoincrementables:	Son campos numéricos enteros que incrementan en una unidad su valor para cada registro incorporado. Su utilidad resulta más que evidente: Servir de identificador ya que resultan exclusivos de un registro.

MASCARA DE ENTRADA Y REGISTROS

¿QUÉ ES LA MÁSCARA DE ENTRADA?

Es una cadena de caracteres que define el formato de los valores de entrada válidos. Se pueden usar en campos de tabla o de consulta y en controles de formulario o de informe. Las máscaras de entrada se almacenan como una propiedad de objeto.

¿QUÉ SON REGISTROS?

Es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo (número de registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico es asignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda.

TIPOS DE CONSULTA EN ACCESS

TIPOS DE CONSULTAS EN ACCESS 

Consulta de Selección

aparecerá un mensaje solicitando el valor de cada uno de los parámetros.
Si deseamos ejecutarlas desde una aplicación hay que asignar primero el valor de los parámetros.

Cuando definimos y ejecutamos una consulta de selección (selecciona información de las tablas y consultas de la base de datos), Access crea una hoja de respuestas dinámica de los datos seleccionados, que a diferencia de una tabla, no existe realmente en la base de datos sino que se crea con la ejecución. 

Consulta de Parámetros

Son aquellas cuyas condiciones de búsqueda se definen mediante parámetros. Si se ejecutan directamente desde la base de datos donde han sido definidas

Consulta de Acción

Son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros.

TABLA REFENCIA CRUZADA Y SQL

Consulta de Tabla de Referencias Cruzadas

Es un tipo de consulta de selección. Cuando ejecuta una consulta de tabla de referencias cruzadas, los resultados se muestran en una hoja de datos con una estructura diferente a la de otros tipos de hojas de datos. La estructura de una consulta de tabla de referencias cruzadas le resultará más fácil de leer que una consulta de selección sencilla que muestre los mismos datos.

Consulta especifica de SQL

Es aquella que se puede crear solamente escribiendo una instrucción SQL en la vista SQL.

TIPOS DE INFORMES EN ACCESS

TIPOS DE INFORMES EN ACCESS 

Informes Tabulares: Estos informes muestran información de una base de datos relacional en un formato de columna y fila. Informes tabulares son encabezados de columna y fila formando una cuadrícula que muestra los campos de una o más fuentes. La complejidad de la información en un informe tabular depende del tipo y número de fuentes que utiliza.

Informes en Columnas: Las formas de tu base de datos de Access pueden ser una base para la creación de informes en columnas que muestran los datos en un formato personalizado. Las formas de datos estructuran los campos de datos en tus tablas para la entrada de datos de forma adecuada. Un informe de columnas puede utilizar el formulario de datos para la visualización o impresión, en lugar de editar los datos. Guarda tu formulario de datos como un informe, y personalizarlo en la ventana de diseño de informes, según sea necesario. Una factura diseñada a partir de los campos de datos en un formulario de cliente o de pedido, es un ejemplo de este formato.

Informes para Gráficos: Access incluye herramientas de tablas y gráficos que pueden ser usados ​​para crear representaciones visuales de tus datos, o para mejorar los informes de columna y de tablas. También puedes importar logotipos, fotos y otras imágenes en los informes para personalizarlos para cualquier requerimiento. Selecciona "archivo" y "guardar como" para exportar los informes para procesamiento de texto o en formatos de página Web para su posterior edición y distribución.

Informes para Etiquetas: Las estructura de las bases de datos para informes de etiquetas deben contener información de contacto (nombre, domicilio, ciudad, estado y código postal) en un formato adecuado para enviarse a los destinatarios. Estos informes de correspondencia pueden ser revisados con precisión en la pantalla, pero requiere el uso de una impresora y las etiquetas, los sobres y el papel apropiado. Los informes de correspondencia también se pueden estructurar para envío de correo electrónico y exportarlo a un programa de correo electrónico.

TIPOS DE FORMULARIOS

TIPOS DE FORMULARIOS EN ACCESS 

Diseño de un Formulario: Es una forma de presentación en la que se puede definir la posición o disposición de los datos visualizados en pantalla, además de introducir o editar la información de una manera más cómoda y sencilla.

Formulario en Blanco: Access proporciona varias herramientas de creación de formularios en la pestaña Crear, que puede usar para crear rápidamente un formulario. Si estas herramientas no se ajustan a sus necesidades, puede usar la herramienta Formulario en blanco en su lugar.

Formulario De Navegación: Es simplemente un formulario que contiene un Control de navegación. Los formularios de navegación son una excelente incorporación a cualquier base de datos de escritorio.

REPORTES Y MODELO ENTIDAD RELACION

¿QUE SON REPORTES?

Son muy útiles ya que presentan tus datos en un formato fácil de leer. Incluso, puedes personalizar la apariencia de los reportes para que sean visualmente agradables y así imprimirlos para una junta o reunión. En Access puedes crear reportes de tablas o consultas.

¿QUE ES UN MODELO ENTIDAD RELACIÓN?

Es una herramienta para el modelado. Es el proceso que permite describir el tipo y las relaciones entre los datos de datos que permite representar las entidades relevantes de una base de datos así como sus interrelaciones y propiedades.

TIPOS DE RELACIONES EN ACCESS

TIPOS DE RELACIONES

Access permite establecer tres tipos diferentes de relaciones entre dos tablas, y cada una de ellas tiene unas características que condicionarán el comportamiento final de la base de datos.

Relación Uno a Uno: Relaciona un único registro de la tabla principal con uno sólo de la tabla relacionada. Este tipo de relación produce el mismo resultado que si se unieran los campos de ambas tablas en una sola tabla.

Relación Uno a Varios: Es el tipo de relación más frecuente. Un único registro de la tabla principal se puede relacionar con varios de la tabla relacionada. Este tipo de relación es la que utilizaremos la mayoría de las veces.

Relación Varios a Varios: Un registro de la tabla principal se relaciona con varios de la tabla relacionada y, además, un registro de la tabla relacionada se relaciona con varios de la tabla principal. Este tipo de relaciones se puede transformar en dos relaciones de tipo uno a varios, creando una tabla intermedia de unión.